Содержание
Ежедневная работа кадровой службы неразрывно связана с подготовкой огромного массива бумаг. Прием нового сотрудника, оформление отпуска, перевод на другую должность или увольнение — каждое из этих событий требует создания целого пакета документов. Основная сложность здесь заключается не столько в самих фактах учета, сколько в технической подготовке бумаг. Многие специалисты до сих пор тратят значительную часть рабочего времени на ручное заполнение трудовых договоров в MS Word. Это не только замедляет процесс, но и несет в себе серьезные риски: опечатка в паспортных данных, ошибка в написании фамилии или неверно указанный оклад могут обернуться неприятностями при проверках или в случае трудовых споров.
Любой документ, распечатанный из программы «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП), является официальным подтверждением кадрового события. Поэтому его форма должна быть актуальной и строго соответствовать локальным нормативным актам компании. Грамотная автоматизация процесса подготовки документов позволяет:
В этой статье мы разберем всё, что нужно знать кадровику и бухгалтеру о работе с печатными формами в программе 1С:ЗУП: от использования стандартных кнопок до автоматизации сложных процессов.
В 1С:ЗУП реализовано достаточно много печатных форм кадровых документов. Среди них такие, как:
Стоит отметить, что с 2013 года большинство унифицированных форм носят рекомендательный характер, однако они остаются базой для большинства российских компаний. Найти нужную форму в программе просто — кнопка «Печать» расположена в верхней части каждого кадрового документа.
Мало кто из пользователей активно применяет механизм печати комплектов документов. Часто при оформлении сотрудника требуется одновременно распечатать и приказ, и трудовой договор. Чтобы не формировать каждый файл по отдельности, в программе предусмотрена возможность настройки состава комплектов. Прямо в меню печати можно отметить «галочками» необходимые бланки и их количество, и в дальнейшем система будет выдавать весь пакет документов одним нажатием. Это значительно экономит время, особенно в периоды массового набора персонала.
Когда типовой формы становится недостаточно, возникает необходимость внести изменения в её оформление или содержание. Например, такие, как:
Для этого в 1С:ЗУП предусмотрен специальный раздел «Макеты печатных форм», который находится в разделе «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки», где пользователь может самостоятельно отредактировать практически любой стандартный макет.
Возможности такой настройки напрямую зависит от версии программы.
Таким образом, если в ЗУП ПРОФ вы ограничены встроенным редактором, который хорош для правок в приказах, но сложен для полноценных договоров, то пользователям ЗУП КОРП доступен мощный механизм работы с привычными шаблонами Word. Возможность самостоятельно расставлять заполняемые поля в тексте договора позволяет отделу кадров экономить время, не прибегая к услугам программистов для каждой правки.
Помимо работы с макетами, в 1С:ЗУП есть еще несколько полезных инструментов, которые значительно упрощают жизнь кадровику и расширяют состав данных в документах:
Несмотря на широкие возможности встроенных редакторов, наступает момент, когда стандартных средств настройки становится недостаточно. Это случается, когда печатная форма требует сложной логики заполнения. В таких случаях используются внешние печатные формы (ВПФ), которые подключаются через справочник дополнительных отчетов и обработок.
Важным плюсом ВПФ является то, что они не меняют структуру основной конфигурации, сохраняя ее типовой. Это значительно упрощает процесс установки обновлений 1С. Однако стоит учитывать технический нюанс: если разработчики существенно изменят структуру исходного документа, из которого ВПФ берет данные, форму может потребоваться скорректировать под новые требования системы.
Среди наиболее частых запросов на разработку можно выделить следующие:
Использование ВПФ в этих случаях превращает трудоемкий процесс подготовки документов в секундное дело.
Рассмотрим реальную задачу, которую мы решали для машиностроительного завода. На предприятии активно развита система наставничества, и для оформления доплат опытным мастерам в 1С:ЗУП используется типовой документ «Совмещение должностей». Однако стандартный функционал этого документа не предусматривает следующих полей:
В системе предусмотрено несколько печатных форм для документа «Совмещение должностей», но поскольку на заводе утверждена своя форма приказа о наставничестве, кадровикам приходилось использовать внешние редакторы и вручную заполнять шаблон приказа.
Чтобы автоматизировать процесс заполнения формы и сохранить базу на типовой поддержке, мы воспользовались механизмом «Дополнительные реквизиты». В пользовательском режиме к документу «Совмещение должностей» мы добавили два новых поля:
Для того чтобы была возможность создавать доп. реквизиты в разделе «Общие настройки» необходимо подключить функционал «Свойства».
Подключение функционала «Дополнительные реквизиты и свойства»
После этого практически в любом объекте (документе, справочнике) по кнопке «Еще» будет доступен пункт «Изменить состав дополнительных реквизитов». В нашем случае необходимо создать доп. реквизиты для документа «Совмещение должностей».
Добавление доп. реквизитов в документ
После выбора этого пункта откроется справочник «Наборы дополнительных реквизитов и сведений». И по кнопке «Добавить» выбираем пункт «Новый».
Создание новых доп. реквизитов
Далее откроется форма создания доп. реквизита. В ней мы задаем наименование и выбираем тип значения. В нашем случае для доп. реквизита «Ученик» тип значения «Сотрудник». Это означает, что выбрать ученика мы сможем из справочника «Сотрудники».
Создание нового доп. реквизита
Таким же образом создаем второй доп. реквизит «Основание» с типом значения «Строка». В этом поле кадровик сможет текстом прописать всё необходимое.
После этого данные реквизиты появляются на форме документа, и теперь их можно использовать при разработке ВПФ.
Отображение доп. реквизитов на форме документа
Поскольку стандартный макет приказа о совмещении не подходил под требования завода, мы разработали ВПФ по предоставленному макету предприятия. Наша разработка была настроена так, чтобы автоматически собирать информацию из разных частей системы. В печатную форму приказа подтягиваются следующие данные:
ВПФ «Приказ на наставничество»
Благодаря связке штатных настроек программы и разработки ВПФ, завод полностью ушел от ручной подготовки приказов. Теперь весь процесс занимает не более минуты: кадровик просто заполняет документ в 1С, и система выдает готовый, юридически корректный документ со всеми необходимыми данными. Это не только высвободило время сотрудников кадровой службы, но и обеспечило абсолютную точность данных в документах предприятия.
Подводя итог, можно уверенно сказать, что автоматизация высвобождает большое количество времени кадровых специалистов, позволяя им сосредоточиться на развитии персонала, а не на заполнении шаблонов.
При работе с печатными формами крайне важно привлекать опытных специалистов. Мы помогаем грамотно настроить систему, чтобы она оставалась максимально удобной в обслуживании. Наши специалисты точно знают, где можно обойтись штатными средствами программы, а где для решения задачи требуется разработка внешней печатной формы. Это позволяет клиенту существенно экономить бюджет, выбирая наиболее рациональный путь автоматизации.
Если вы чувствуете, что подготовка кадровых документов в вашей компании занимает слишком много времени, или ваши макеты нуждаются в доработке — мы готовы помочь. Вы можете обратиться к нам за настройкой текущих форм в 1С:ЗУП или заказать разработку внешних печатных форм по вашим шаблонам. Мы настроим вашу систему так, чтобы вы могли тратить время на важные задачи, а не на рутинное заполнение документов.
Мы, ЧДК Автоматизация, помогаем компаниям внедрять и развивать проекты на 1С и Битрикс24 в Санкт-Петербурге . И делимся опытом в статьях, чтобы вы могли принимать взвешенные решения.
Если вам нужна персональная консультация или помощь методиста, звоните: +7 (812) 334-44-73 или оставьте заявку на сайте.
