Содержание
Наступило лето — долгожданная пора для сотрудников, но самый «горячий» и ответственный период для специалистов кадровой службы и бухгалтеров-расчетчиков. С увеличением потока заявлений на ежегодный отпуск кратно возрастает и нагрузка на тех, кто обеспечивает правильность документального оформления и своевременность выплат.
Несмотря на то, что работа в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП) максимально автоматизирована, оформление отпусков остается одной из самых частых зон риска. Ошибки в определении расчетного периода, некорректный учет премий при расчете среднего заработка или неверное отражение НДФЛ могут привести не только к недовольству сотрудников, но и к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов. В этой статье мы разберем ключевые моменты и сложные ситуации в 1С:ЗУП, на которые стоит обратить внимание при оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска, чтобы этот период прошел для компании безболезненно.
В 1С:ЗУП для регистрации ежегодного оплачиваемого отпуска используется документ «Отпуск». Он позволяет одновременно зафиксировать кадровые данные и произвести расчет начислений. Помимо индивидуального оформления, в программе предусмотрен документ «Отпуск сотрудников», который позволяет оформлять отпуска списком. Основное отличие списочного документа заключается в том, что он служит базой для подготовки приказа на группу лиц по форме Т-6а. При этом для проведения расчетов по кнопке «Оформить отпуска» необходимо создать документы «Отпуск» для каждого сотрудника из списка.
В процессе работы с документом «Отпуск» может быть задействован механизм разделения прав кадровика и расчетчика. В этом случае сотрудник с правами кадровика заполняет только кадровую часть: выбирает сотрудника, указывает период и вид отпуска. После этого расчетчик проверяет данные, рассчитывает средний заработок, суммы к выплате и утверждает документ. Только после подтверждения расчетчиком документ считается полностью оформленным и может быть принят к выплате.
Если сотрудник работает в организации как по основному месту, так и по внутреннему совместительству, в программе предусмотрена возможность оформить отпуск одновременно по всем рабочим местам. В документе «Отпуск» для этого предназначена ссылка «Отсутствия по другим местам работы», при открытии которой появится форма для создания документов по остальным рабочим местам сотрудника.
Это особенно важно, потому что отпуск по совместительству предоставляется одновременно с отпуском по основной работе. При этом расчет отпускных выполняется отдельно по каждому месту работы: для основной должности и для совместительства формируются свои начисления, так как средний заработок определяется по данным соответствующего места работы.
После проведения документа "Отпуск" программа автоматически регистрирует период отсутствия сотрудника. При формировании отчета или документа "Табель учета рабочего времени", дни ежегодного отпуска заполнятся кодом "ОТ". При этом программа самостоятельно отслеживает нерабочие праздничные дни, попадающие на период отпуска: в соответствии с трудовым законодательством такие дни не включаются в продолжительность отпуска и в табеле отмечаются как выходные. Благодаря этому пользователю не нужно отслеживать совпадение отпуска с праздниками вручную — 1С:ЗУП делает это самостоятельно.
Одним из важных элементов при оформлении документа является планируемая дата выплаты. От неё зависит корректность расчета НДФЛ и период, в который доход попадет в отчетность. Если дата фактической выплаты изменится, её необходимо скорректировать в документе «Отпуск».
Особого внимания требует расчет отпускных сотрудникам, работающим в регионах с особыми климатическими условиями. Такие суммы учитываются в отдельной налоговой базе по НДФЛ, для этого в составе отпускных должны выделяться доли районного коэффициента (РК) и северной надбавки (СН). Поэтому, если в организации применяются РК или СН, следует проверить, настроены ли в 1С:ЗУП отдельные начисления для выделения соответствующих долей из отпускных и других выплат, рассчитываемых по среднему заработку.
При корректной настройке программа автоматически распределит суммы по нужным налоговым базам и рассчитает НДФЛ.
Для расчета среднего заработка в 1С:ЗУП по умолчанию берется стандартный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Программа определяет этот интервал автоматически сразу после ввода даты начала отпуска в документе.
Важным этапом является определение количества учитываемых дней. В соответствии с законодательством, из расчетного периода должны быть исключены дни и начисления за них, когда сотрудник фактически не работал, но за ним сохранялось рабочее место. Поэтому 1С:ЗУП автоматически исключает такие периоды, как:
Бухгалтеру важно контролировать, чтобы все кадровые отклонения были своевременно и верно зарегистрированы в системе, так как их отсутствие приведет к завышению расчетного периода и, как следствие, к неверному результату расчета отпускных.
Для корректного формирования среднего заработка в 1С:ЗУП критически важна настройка видов начислений. Проверить список начислений, которые входят в расчет среднего заработка, можно в списке видов расчетов по кнопке «Настройка НДФЛ, среднего заработка и др.»:
Особое внимание в программе следует уделять учету премий, так как алгоритм их включения зависит от их настроек. По включению в средний заработок премии могут быть:
Если в расчетном периоде или во время самого отпуска в организации индексация зарплаты, то в 1С:ЗУП важно правильно отразить этот факт для корректного расчета среднего заработка. Чтобы программа автоматически применила коэффициент индексации к выплатам прошлых периодов, повышение зарплаты должно быть зарегистрировано документом «Изменение плановых начислений» с обязательной установкой флага «Учитывать как индексацию».
ЗУП 3.1 автоматически рассчитывает коэффициент индексации исходя из изменения совокупной тарифной ставки сотрудника и применяет его ко всем начислениям в расчетном периоде, которые входят в базу среднего и подлежат индексации. Проверить, подлежит ли начисление индексации, можно в его настройках на вкладке «Средний заработок» — там должен быть установлен флаг «При расчете среднего заработка это начисление индексируется».
Бывают ситуации, когда в течение всех 12 месяцев расчетного периода сотрудник не имел фактически начисленной зарплаты или отработанных дней (например, из-за отпуска по уходу за ребенком). В этом случае 1С:ЗУП действует согласно алгоритму, заложенному в Постановлении №922: программа автоматически анализирует предшествующий период, равный расчетному, и ищет доходы в нем.
Чтобы увидеть, какой период и какие значения программа приняла к расчету, необходимо нажать кнопку «Изменить данные» рядом с полем среднего заработка.
Если же и в предшествующем периоде данные отсутствуют, средний заработок рассчитывается исходя из установленной сотруднику тарифной ставки. В программе этот механизм реализован через команду «Дополнить по данным ФОТ» в форме редактирования среднего заработка. При нажатии этой кнопки 1С:ЗУП автоматически заполнит расчетную базу суммами, исходя из текущих плановых начислений сотрудника.
Если сотрудник заболел в период ежегодного отпуска, законодательство позволяет продлить отдых или перенести неиспользованные дни на другой срок. В 1С:ЗУП этот процесс автоматизирован. При проведении документа «Больничный лист» с датами, пересекающимися с отпуском, программа автоматически определяет наложение периодов и предлагает скорректировать документ «Отпуск».
По ссылке «Исправить отпуск» расчетчику необходимо выбрать: продлить или перенести дни отпуска. Если сотрудник решает продлить отпуск, в программе на основании документа «Отпуск» создается документ-исправление, где даты окончания отдыха сдвигаются с учетом больничного. Если же дни отпуска переносятся на другой срок, программа сторнирует начисления за дни болезни в текущем периоде, а остаток отпуска будет использован позже по новому приказу.
Оформление такого отпуска в 1С:ЗУП имеет важную особенность: несмотря на то, что фактически трудовые отношения прекращаются в последний день отдыха, датой выдачи документов и окончательного расчета считается последний рабочий день перед отпуском.
В программе процедура выполняется в два этапа. Сначала создается документ «Отпуск» для расчета и выплаты отпускных. Затем оформляется документ «Увольнение», где датой увольнения указывается последний день отпуска, но датой документа и планируемой датой выплаты ставится последний рабочий день.
При этом нужно учесть важный нюанс с подсчетом дней компенсации. В законодательстве нет единой четкой позиции, на какую дату следует определять остаток дней отпуска при таком увольнении. По умолчанию 1С:ЗУП включает в стаж, дающий право на отпуск, весь период отпуска с последующим увольнением. Если бухгалтер придерживается другой точки зрения и считает, что за время такого отпуска стаж не копится, то количество дней компенсации в документе «Увольнение» необходимо уменьшить вручную.
Когда сотрудник уходит в отпуск в первых числах следующего месяца, бухгалтер обязан выплатить отпускные минимум за три дня до его начала. На этот момент зарплата за текущий месяц часто еще не рассчитана, и данные о доходах не попадут в расчет среднего заработка автоматически. Для решения этого вопроса можно выбрать один из трех вариантов:
Оформление ежегодных отпусков в 1С:ЗУП — процесс с высокой степенью автоматизации. Программа самостоятельно применяет нормы трудового законодательства, анализирует наложение периодов и формирует базу для расчета среднего заработка.
Однако точность расчетов и отсутствие ошибок напрямую зависят от корректности настроек информационной базы. Правильно заданные параметры начислений, алгоритмы учета премий, порядок индексации позволяют минимизировать риски некорректного расчета и претензий со стороны контролирующих органов.
Если при оформлении отпусков у вас возникают методологические вопросы, требуется аудит текущих настроек или помощь в адаптации 1С:ЗУП под специфику вашего предприятия, специалисты нашей компании готовы оказать квалифицированную поддержку.
Мы, ЧДК Автоматизация, помогаем компаниям внедрять и развивать проекты на 1С и Битрикс24 в Санкт-Петербурге . И делимся опытом в статьях, чтобы вы могли принимать взвешенные решения.
Если вам нужна персональная консультация или помощь методиста, звоните: +7 (812) 334-44-73 или оставьте заявку на сайте.
