ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ

При внедрении информационной системы мы придерживаемся системного подхода, заключающегося в выполнении ряда работ, которые обеспечивают создание продукта надлежащего качества - а именно работоспособной базы, учитывающей требования пользователей.

Каждый проект индивидуален, поэтому при планировании внедрения мы учитываем условия внедрения со стороны Заказчика:

• Цели и задачи внедрения
• Сроки и приоритеты
• Ограничения по бюджету
• Организационные и методологические особенности Заказчика
• Состав и качество накопленных данных
• Действующие или желаемые механизмы интеграций с другими системами
• Количество пользователей.

Поэтому состав этапов работ на конкретном проекте, их содержание и глубина документирования могут варьироваться. Ключевые особенности (основные требования) мы, как правило, выясняем на установочной встрече, по итогам которой можно составить общее представление о необходимых шагах по реализации Вашего проекта и рассчитать стоимость предпроектного обследования.

Методика работы

Ниже описана общая методика ведения проектов, применяемая в нашей компании.

В зависимости от объема проекта и ситуации возможна работа как по всем этапам последовательно, так и с некоторыми различиями, которые определяются во время работы.

Некоторые этапы могут быть объединены или исключены. Кратко о технологии мы пишем на странице «Как мы работаем». В данном материале рассмотрим те моменты, которые не вошли в «короткую версию», а именно: в чем состоит значимость каждого из этапов внедрения, как он обычно проходит и на что стоит обратить внимание при планировании работ.

Пресейл (установочная встреча)

На встрече (очной или онлайн) мы сможем обсудить и выявить цели автоматизации, получить представление о ваших бизнес-процессах и определиться с направлением проекта. Мы расскажем вам о наших подходах и компетенциях, обсудим взаимодействие в рамках договора.

Вы познакомитесь с частью нашей команды, ведь на такие встречи приходят наши эксперты – руководители проектов, аналитики, архитекторы, которые и будут непосредственно работать с вами.

Очень важно, чтобы со стороны Заказчика в этой встрече приняли участие владельцы процессов, которые предполагается автоматизировать (как правило, руководители верхнего и среднего уровня), а также инициатор и спонсор проекта. Чем содержательнее получится наша беседа, тем более точно мы с вами сможем определить вектор дальнейших событий.

На данном этапе вы получите:

• Коммерческое предложение с описанием технологии работы, а также предварительной оценкой на основании первичной встречи
• Понимание того, готовы ли Вы пойти в проект вместе с нами. Заметим, что этот же результат будет и для нас, так как проект – это длительное партнерство, в котором важна готовность и желание работать совместно у каждой из сторон.

Если на данном этапе все получилось, то дальнейшим шагом чаще всего будет предпроектное обследование.

Обследование бизнес-процессов

Для того, чтобы воплотить в жизнь Систему Вашей Мечты, нам необходимо тщательно проанализировать текущее состояние автоматизации, понять, чем оно отличается от ожидаемого, и на основании полученных данных (функциональных требований) спланировать внедрение. 

Чем более полным и тщательным будет обследование, тем более велика вероятность, что мы предложим правильную тактику внедрения. Глубина и объем обследования зависят от многих факторов, основные из которых – количество и сложность автоматизируемых процессов, наличие или отсутствие исторических данных, которые нужны в новой системе, необходимость наладки интеграций с другими системами.

Благодаря тщательному анализу, который проводится на данном этапе, выделяются основные требования к функциональности будущей системы и вырабатывается План внедрения. 

Обычно Обследование проводится так: 

• С Руководителем проекта со стороны Заказчика проводится составление и согласование графика интервью с Ответственными по процессам.
• Если необходимо, проводится первичная встреча для информирования Ответственных сотрудников о целях проекта и его особенностях.
• Далее по утвержденному графику мы проводим серию интервью с ответственными по процессам. Обычно это онлайн-встречи с видеозаписью.
• Мы проводим анализ предоставленных материалов (образцов отчетов, документов, информационных баз и т.д.), определяем объем начальных данных для переноса, выявляем необходимость моделирования и доработок Системы.
• Готовим и согласуем с Заказчиком документацию по итогам Обследования, которая будет служить основой для единого понимания функциональных требований к системе.
• Разрабатываем План проекта на основе согласованных приоритетов по внедрению, содержащий перечень необходимых мероприятий с обеих сторон, сроки и стоимости следующих этапов.

На данном этапе вы получите:

 1. Документированные Функциональные требования, где будут отражены:     

• Перечень процессов, функций, которые требуется автоматизировать, ключевые требования к их исполнению в Системе, обязательная аналитика учета, перечень отчетных и печатных форм.
• Перечень начальных данных и ключевые требования к подготовке / переносу данных в Систему.
• Перечень начальных данных, которые должны быть внесены в систему в ручном режиме
• Требования к обмену данными со смежными системами

  2. План внедрения, в котором зафиксированы последующие этапы с описанием действий необходимых для успешного внедрения со стороны Исполнителя и со стороны Заказчика

Моделирование

Это очень увлекательный и творческий этап, который помогает будущим пользователям воочию увидеть, как будет работать новая система и понять, насколько она их устраивает. Моделирование может быть сплошным (по всем процессам учета) или выборочным в зависимости от конкретного проекта.

Суть этапа состоит в том, что наши аналитики на основании требований (полученных на предыдущем этапе), готовят индивидуальный пример учета по вашему процессу на тестовой базе. Пример будет довольно абстрактным, но максимально приближенным к Вашей деятельности. Например, мы возьмем изделие Вашего завода, и покажем в системе, как оно выпускается (от закупки ТМЦ до реализации готовой продукции), какие данные будут требоваться Системе, какие отчеты будет возможно из нее получить.

Когда пример подготовлен, мы проводим демонстрации разработанной модели ответственным за процессы учета. Заметим, что на данном этапе мы показываем как бизнес-процессы компании будут выглядеть в типовом программном продукте. На таких демонстрациях выявляются и утоняются разрывы между типовыми процессами 1С и процессами компании, определяется пригодность предложенных нами вариантов для вашего бизнеса. Ведь даже в типовом контуре (без доработок) мы можем предложить несколько вариантов ведения учета, чтобы совместно с вами определить оптимальный.

На данном этапе вы получите:

По итогам презентации демо-примера мы фиксируем результаты моделирования и выявленные требования к доработкам в едином документе, а также передаем информационную базу с демонстрационным примером для того, чтобы ключевые пользователи смогли самостоятельно пройти по процессу и выявить дополнительные требования. При необходимости корректируем план проекта, сроки и стоимость последующих этапов.

Отдельно отметим, что на данном этапе особо важно внимательно и ответственно подойти к приемке демо-примера: чем более активной будет рабочая группа Заказчика, тем более адекватным будет результат. Кто «проспит» демонстрацию и не прочитает документы перед согласованием, тот получит систему «как есть», а не «как надо было». Но и перегибать палку в погоне за удобством не следует: помните, что все доработки, которые возникли из-за несогласия с типовым функционалом, утяжеляют бюджет проекта и дальнейшего сопровождения системы и удлиняют сроки ее запуска.

Разработка (нетиповые механизмы)

На данном этапе мы дорабатываем систему под нужды компании (как правило, наиболее щадящими средствами, а именно – путем расширений или внешних механизмов), а также, если необходимо, разрабатываем процедуры переноса начальных данных и интеграций со смежными системами.

Не зависимо от вида разработки, она идет в следующем порядке:

1. Разрабатывается документ Технический проект, который содержит в себе разделы «Постановка задачи», а также «Задание программисту», в котором зафиксировано более детальное описание способа реализации доработок Системы, в технических терминах. Технический проект согласуется с Заказчиком в части «Постановки задачи».
2. Проводится непосредственно разработка и ее внутреннее тестирование нашими аналитиками
3. Результат разработки сдается Заказчику на проверку, проводится их демонстрация на соответствие Техническому проекту.

После того, как доработки прошли контроль Заказчика, их можно применять на базе-модели для проведения следующего этапа проекта.

Комплексное тестирование

Комплексное тестирование системы проводится для того, чтобы проверить взаимодействие всех процессов Системы после выполнения всех доработок в комплексе. Такая работа необходима и при полностью типовых системах в том случае, когда требуется проверить взаимодействие пользователей всех отделов, участвующих в учете. Это - своего рода «генеральная репетиция», которую нужно провести, чтобы быть уверенным, что все функции работают в соответствии с требованиями.

Комплексный тест работоспособности Системы выполняется на тестовой базе Рабочей группой Заказчика, куда включаются ключевые пользователи -участники проекта.

Мы подготавливаем сквозной пример, на основании которого пользователи самостоятельно (или под наблюдением наших специалистов) тестируют функциональность системы (включая проведенные настройки и доработки)

Результат выполнения работ:

• Работа Системы протестирована ключевыми пользователями в режиме, приближенном к реальному
• Стороны принимают решение о готовности Системы  к запуску
• В случае выявления требований на дополнительные доработки, участники проекта принимают решение о порядке их реализации – до запуска Системы или в процессе эксплуатации

Подготовка системы к запуску

После того, как Система разработана и ее прототип принят Заказчиком, необходимо провести ряд работ по запуску реальной базы в эксплуатацию. Их состав может варьироваться в зависимости от ситуации, но обычно в него входит:

Обучение пользователей Системы по процессам учета. 

Оно может быть очным или онлайн. 

В ходе обучения на компьютере преподавателя ведется видеозапись уроков, которая передается Заказчику.

На данном этапе также производится:

• Разработка пользовательских инструкций.
• Выполнение на рабочей базе начальных настроек параметров системы, установка доработок (при необходимости)
• Перенос начальных данных в Систему с помощью разработанных ранее механизмов
• Корректировка/дополнение рабочей базы необходимыми данными
• Настройка интеграционных механизмов рабочей базы с другими системами

К моменту запуска Пользователи должны быть обучены и готовы к работе в Системе, а сама Система должна быть настроена и наполнена необходимыми начальными данными.

Опытно-промышленная эксплуатация Системы

Система вводится в полноценную эксплуатацию. По нашему опыту, первые недели работы в новой системе – самые сложные. Особенно, когда пользователи ведут учет параллельно в «старой» и «новой» базах, имея привычный интерфейс и новый, к которому еще нужно привыкнуть. Несмотря на проведенное ранее обучение или наличие инструкций, текущих вопросов, как правило, очень много.

Естественно, мы не бросаем пользователей в этой ситуации. 

Какие могут быть варианты поддержки:

• На территорию Заказчика «забрасывается десант» из наших консультантов, которые буквально рука об руку с пользователями проживают самые тяжелые первые дни в Системе: напоминают «куда нажать», «как посмотреть», выслушивают страхи и сомнения
• Выстраивается график дистанционных консультаций, когда на каждого ключевого пользователя выделяется время. Причем чаще всего в первое время мы дистанционно наблюдаем за работой в системе и звоним по этому графику САМИ. Не дожидаясь, когда у пользователя могут появиться вопросы, мы проверяем работу, указываем на недочеты, помогаем исправлять то, где уже ошиблись.

Далее, как правило, инициатива переходит в руки пользователей, они постепенно осваивают свои участки и задают нам вопросы сами. 

Консультационную поддержку можно организовать разными путями

• В виде общедоступного ресурса, где пользователи задают вопросы письменно, и все видят ответы консультантов. Это наиболее экономичный вариант, позволяющий создавать базу знаний, которой могут пользоваться не только текущие, но и будущие пользователи
• В виде точечных ответов по телефону или почте. Этот вариант имеет риск при большом количестве пользователей с однотипными ролями мы можем получить несколько одинаковых вопросов и потратить больше времени на однотипные ответы. Рекомендуем в таких случаях назначить мастер-пользователя, который будет фильтровать обращения с вашей стороны.

И вот Система запущена, пользователи выполняют операции, руководители получают корректную отчетность и анализируют актуальные данные. Что же дальше? По мере работы возникают дополнительные потребности, расширяется используемый функционал, который мы реализуем и поддерживаем в рамках договора сопровождения. Если проект имеет очереди, то стартует следующая очередь развития системы – реализуются и внедряются функциональные блоки второго приоритета. 

В любом случае, наше партнерство не прекращается, а продолжается. Ведь мы делали Систему так, чтобы Ваш бизнес развивался!