Содержание
Множество компаний сегодня использует комплекс решений 1С, объеденных в единую информационную систему, где каждый продукт отвечает за свой участок учёта. Чаще всего расчёт заработной платы и кадровый учёт ведутся в специализированной конфигурации — «1С: Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). При этом передача данных из ЗУП в учётные системы «1С: ERP» (ERP), «1С: Комплексная автоматизация» (КА) или «1С: Управление нашей фирмой» (УНФ) должна обеспечить корректную и детализированную информацию, которая ляжет в основу управленческого и регламентированного учёта.
На практике очень часто бывает сложно или совсем невозможно получить необходимую аналитику в ЗУП, например такую, как по заказам или направлениям деятельности. Также есть проблемы и на стороне получателя (ERP, КА) – суммы доходят свернуто, без детализации по сотрудникам. В результате нет возможности проанализировать себестоимость в разрезе требуемой аналитики.
Почему это критично? Потому что одной из ключевых задач управленческого учёта является распределение затрат на себестоимость продукции, а в качестве базы зачастую используется оплата труда основных производственных рабочих. Без детализации базы распределения затрат по проектам, заказам и подразделениям невозможно корректно рассчитать себестоимость, особенно если речь идёт о производственных предприятиях с проектной деятельностью или работающих по государственному оборонному заказу (ГОЗ).
При учёте по ГОЗ требования к аналитике ещё строже: каждый рубль, включённый в себестоимость, должен быть подтвержден, а структура расходов должна соответствовать согласованной калькуляции. Именно поэтому важно обеспечить правильную передачу в учетную систему не только сумм, но и всей аналитической информации о начисленной зарплате и взносах.
Поэтому в данной статье мы рассмотрим:
Ключевые объекты обмена данными между системами
Прежде всего важно чётко понимать, какие объекты и какие данные участвуют в обмене, и чем они отличаются в ЗУП и в ERP (КА). К основным относятся следующие объекты:
1. Документ «Отражение зарплаты в бухучёте»
При передаче данных из ЗУП в ERP (КА) именно этот документ несёт информацию о начислениях зарплаты и взносов. Его заполнение определяет, насколько детально зарплата будет разнесена по аналитикам в ERP. Его отличия между системами заключается в следующем:
2. Справочник «Способы отражения зарплаты»
Справочник используется для разделения правил отнесения зарплаты и взносов на расходы.
3. Справочник «Структура предприятия»
Справочник используется в документе «Отражение зарплаты в бухучете» для указания подразделения затрат, на которое будут относиться зарплата и взносы сотрудников в ERP (КА).
Типовые возможности обмена между учетными системами
В первую очередь мы рассмотрим, что можно сделать средствами типовой конфигурации. В большинстве случаев корректная передача данных между ЗУП и ERP (КА) достигается настройкой и заполнением основных справочников и документов.
Первым шагом для получения корректной информации по учету затрат является разделение расходов на оплату труда по их экономическому назначению на:
Настраивается такое разделение на стороне ЗУП: каждому сотруднику в кадровых документах (при приёме, переводе) или с помощью документа «Бухучет зарплаты сотрудников» назначается соответствующий способ отражения зарплаты, который определяет, к какому виду затрат будет отнесена его заработная плата и начисленные взносы при передаче данных в ERP (КА).
Для корректного отражения начисленных сумм зарплаты и взносов в учете вторым шагом необходимо настроить правила отнесения расходов на стороне ERP (КА).
Здесь для каждого элемента справочника «Способы отражения зарплаты» задаются собственные параметры — статьи затрат, счета бухгалтерского учета, аналитика (например, заказ или направление деятельности).
И тогда, при проведении документа «Отражение зарплаты в финансовом учете» в ERP, затраты на ФОТ будут отнесены на соответствующие счета и аналитику учета затрат.
В ЕРП (КА) для производственных рабочих возможно выбрать один из нескольких способов отражения заработной платы и взносов, который будет соответствовать требованиям, прописанным в Учетной политике организации:
После типовой загрузки из ЗУП в ERP (КА) документ «Отражение зарплаты в бухучете» заполняется в
сводном виде — все начисления сворачиваются до подразделения затрат.
Поэтому первые два варианта подойдут, если достаточно распределить затраты внутри подразделения без учёта размера заработной платы конкретного сотрудника, а третий способ является более точным, т.к. он учитывает различия в зарплате производственных рабочих по каждому заказу.
В большинстве случаев зарплата производственных рабочих является базой для распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов. Они собираются на отдельных счетах и статьях затрат и далее распределяются на себестоимость в соответствии с правилами, заданными в этих статьях затрат.
Следует отметить, что типовые механизмы распределения прямой заработной платы подходят для ограниченного перечня задач, когда затраты достаточно разделить внутри подразделений или по видам расходов. При более сложных требованиях типовые инструменты не обеспечивают должную аналитику и точность в распределении прямых затрат.
Во-первых, из-за того, что в ERP (КА) документ «Отражение зарплаты в бухучете» поступает в сводном виде, невозможно вычленить из суммы зарплаты, загруженной из ЗУП, сумму начислений конкретного сотрудника, чтобы распределить ее между заказами (проектами, направлениями деятельности), на которых он работал. Это важно, когда заработная плата производственных рабочих между подразделениями и внутри одного подразделения различается.
Во-вторых, при большом количестве сотрудников и заказов заполнение вручную документа «Распределение основного заработка» становится слишком трудоёмким и неоперативным.
Отдельно стоит отметить передачу данных из ЗУП в УНФ. Типовой обмен между этими системами реализован частично. На данный момент он осуществляется только из УНФ в ЗУП, когда необходимо передавать данные из документов «Сдельный наряд» для расчета сдельного заработка сотрудников.
Поэтому на практике в случаях, когда типовой механизм не справляется, применяют дополнительные разработки, которые при загрузке зарплаты из ЗУП в ERP (КА) и УНФ помогают сформировать данные о начисленной заработной плате с требуемой аналитикой.
Как добиться нужной аналитики с применением доработок
На практике именно доработки позволяют получить детальную аналитику заработной платы, обеспечить корректный управленческий и бухгалтерский учёт, а также реализовать специфические требования, например, для раздельного учета по ГОЗ.
Далее в статье мы рассмотрим три наиболее востребованных варианта:
1. Доработка для распределения заработной платы по заказам в ЗУП
Задача:
Обеспечить разделение заработной платы и страховых взносов сотрудников между несколькими заказами. При этом зарплату одного сотрудника не требуется делить по подразделениям затрат.
Исходные данные:
A. Учёт заработной платы ведется в ЗУП, а управленческий и регламентированный учёт — в ERP (КА).
B. Отработанное время сотрудников в разрезе заказов регистрируется в таблицах Excel.
C. Для каждого заказа в ЗУП создаётся свой способ отражения зарплаты, что позволяет в ERP задать конкретную аналитику затрат для каждого способа отражения.
Решение:
Доработка ЗУП, которая:
Документ «Отражение зарплаты в бухучёте» передаётся в ERP при помощи типового обмена. При этом аналитика по заказам сохраняется, так как она уже зафиксирована на уровне способов отражения (для каждого заказа – отдельный способ отражения).
В результате удалось процесс распределения заработной платы по заказам автоматизировать полностью. Это значительно сократило трудоёмкость работы расчётчиков и повысило точность управленческой аналитики по заказам.
2. Решение для раздельного учета заработной платы по контрактам ГОЗ
Задача:
Разделить начисленную заработную плату производственных рабочих на Основную и Дополнительную. Также, необходимо учесть, что один сотрудник в течение месяца может выполнять задания в нескольких подразделениях, поэтому его заработная плата должна разделяться по подразделениям затрат в соответствии с его фактической выработкой.
Исходные данные:
Для реализации предложенного решения в ЗУП типовыми средствами необходимо:
А. Установить способы отражения заработной платы сотрудникам в соответствии с их экономическим значением (прямые, общепроизводственные, общехозяйственные расходы):
в ERP (КА) необходимо:
D. Для способов отражения прямой заработной платы (основной и дополнительной) установить характер начисления «Распределяется на производство»:
F. Оформить документы «Выработка сотрудников» по каждому выпуску продукции (заказу).
Решение:
В результате – детальное распределение заработной платы производственных рабочих по подразделениям затрат в ERP. Такой подход обеспечивает прозрачный раздельный учёт по ГОЗ, соблюдение правил распределения затрат меду контрактами ГОЗ пропорционально основной заработной плате производственных рабочих, формирование достоверной управленческой и регламентированной отчётности.
3. Обеспечение требуемой аналитики затрат на ФОТ для ГОЗ при обмене между ЗУП и УНФ
Задача:
Выстроить корректный учёт заработной платы в УНФ с учётом требований раздельного учета по ГОЗ.
Исходные данные:
A. Расчёт заработной платы полностью осуществляется в ЗУП. Управленческий учет ведется в УНФ.
B. В УНФ для отражения выработки сотрудников создаются документы «Сдельный наряд», которые отражают в учете затрат часть начисленной сдельной заработной платы производственных рабочих. Исполнителями могут выступать как конкретные сотрудники, так и бригады.
C. Типовой обмен между ЗУП и УНФ имеет ряд существенных ограничений:
Решение:
Заключение
Передача данных из 1С: ЗУП в ERP (КА) и УНФ — это не просто технический обмен, а важный элемент построения единой системы управленческого и бухгалтерского учёта.
Типовой функционал 1С решает базовые задачи, но в ситуациях, когда требуется расширенная аналитика, раздельный учёт по ГОЗ или детализированное распределение заработной платы по заказам, без доработок не обойтись.
Практика показывает, что именно продуманная настройка обмена, корректная логика распределения и учёт всех особенностей начисления заработной платы в информационной системе позволяют избежать искажений себестоимости и неточностей в отчётности.
Если перед вашей организацией стоит похожая задача — обеспечить корректный обмен между ЗУП и другими конфигурациями 1С с сохранением аналитики и распределения затрат, специалисты компании «ЧДК Автоматизация» помогут подобрать оптимальное решение для Вас.
Мы, ЧДК Автоматизация, помогаем компаниям внедрять и развивать проекты на 1С и Битрикс24 в Санкт-Петербурге . И делимся опытом в статьях, чтобы вы могли принимать взвешенные решения.
Если вам нужна персональная консультация или помощь методиста, звоните: +7 (812) 334-44-73 или оставьте заявку на сайте.
