Как 1С:Документооборот и Битрикс24 помогают управлять процессами компании

Задача 

Решение в 1С:Документооборот

Управление входящей и исходящей корреспонденцией

 Встроенный почтовый клиент в 1С:ДО превращает работу с корреспонденцией из рутины в эффективный бизнес-процесс, обеспечивая:

•  Автоматическую сортировку писем по тематическим папкам (клиенты, проекты, уведомления и пр.),
  
•  Преобразование писем в задачи, мероприятия или записи календаря,
  
•  Отслеживание коммуникации в связи с документами или проектами,
  
•  Сокращение времени на оформление исходящей документации благодаря шаблонам.
  

 Как итог получаем снижение нагрузки на офис-менеджера, увеличиваем скорость обработки писем в  среднем на 60-70%, исключая потерю важной корреспонденции, ускорение реакции на входящие запросы.

Согласование документов:

• Договоры
  
• Заявки на оплату
  
• Заявки на закупку и т.п.
  

 Настраиваемые маршруты согласования:

•  Любое количество маршрутов,
  
•  Возможность ветвления по условиям,
  
•  Перенаправление задач согласования,
  
•  Возврат на доработку.
  

 При этом можно отслеживать исполнение процесса: соблюдение сроков, в какой точке остановился процесс, какие вопросы обсуждались в процессе согласования и т.п.  

Управление задачами

 Комплексное управление как через готовые шаблоны процессов постановки задач, так и настроенные под специфику предприятия. По каждому процессу формирование задач может происходить одновременно, последовательно или смешанно.

 Цветовая визуализация, монитор с количеством новых или просроченных задач, системные напоминания помогают ответственным контролировать процесс исполнения, а их руководителям анализировать работу подчиненных.

Уход от бумажного документооборота 

 Электронное подписание документа: 

 Сотрудник получает приказ/договор и визирует его электронной подписью, что автоматически фиксирует его ознакомление или согласие.

Редактирование документов и отслеживание внесенных изменений

 Согласование изменений в режиме замечаний дает возможность нескольким пользователям работать над документами одновременно, оставляя комментарии к выделенным областям без прямого редактирования файла (аналогично рецензированию в Word).

 Функция хранении версий файла позволяет отследить, кто, когда и какие изменения вносил, а таже запоминает согласованные версии и показывает изменения, внесенные после согласования – это позволяет как бороться с саботажем, так и решать возникшие споры. 

Поиск документов и организация хранения

 Система выступает как единое хранилище документов:

• Контекстный поиск нужного документа возможен не только по названию, но и по содержимому, реквизитам (например, дата, сумма, контрагент).
  
• Организация цифрового хранения документов с гибкой структурой: по подразделениям, видам документам, местам хранения, срокам.
  
• Автоматическая передача документов в цифровой архив. 
  

 Таким образом, экономится время работников, в разы возрастает скорость подбора  необходимых документов по запросам, в поле зрения попадают все документы, имеющиеся в базе и соответствующие критериям поиска, т.е. результат подбора документов будет максимально полным. 

Взаимодействие с учетными системами 1С

 Возможность настройки интеграция с базами 1С:Бухгалтерия предприятия, 1С:ЗУП или 1С:ERP и другими, в том числе бесшовной (не требует открытия отдельного окна для работы в 1С:ДО).

 Например, согласованный счет из Документооборота автоматически попадает в учетную систему для оплаты.

 При этом разграничивается доступ к учетным данным для пользователей, которые участвуют только в согласовании документов.  

Задача 

Решение в Битрикс24

Упорядочивание и контроль работы по исполнению задач 

 Управление проектами и задачами: 

 Постановка и контроль исполнения задач (в том числе в рамках совместного проекта), отслеживание последовательности выполнения задач и соответствия запланированным срокам. Все участники видят прогресс и состояние проекта. Исключается дублирование задач и потеря поручений в почте/чатах.

Устранение «информационного вакуума», когда никто не знает, что делают коллеги

 В системе реализован функционал для совместной работы и организации общей информационной среды: публикация новостей компании, использование опросов в процессе принятия организационных решений, ведение базы знаний – все это позволяет сотрудникам «держать руку на пульсе» и быстрее адаптироваться к изменениям.

Организация единого пространства для коммуникаций, с общими правилами работы 

 Рабочие группы и Чаты: 

 Единое пространство для обсуждения проектов, задач, документов. История переписки всегда под рукой.   Устраняется «синдром разорванной коммуникации», когда сотрудники общаются между собой с помощью  разрозненных средств: почта, мессенджеры.

Планирование и управление рабочими совещаниями

 Календари и встречи: 

 Планирование встреч, бронирование переговорок, онлайн-видеоконференции с записью и формированием итогов, рекомендаций и резюме с использованием искусственного интеллекта. Результаты совещаний легко найти, поделиться ими с заинтересованными лицами и т.п.

Понятная система хранения рабочей информации

 Виртуальный диск: 

 Возможность создавать общие папки для проектов или использовать личное файловое хранилище, совместная работа над документами.